CARA a CARA

Trabaja en Face to Face y ayúdanos a acabar con el VIH en el condado de Sonoma

¿Te interesa trabajar para acabar con el VIH en el condado de Sonoma y marcar la diferencia para las personas que viven con el VIH/sida? ¿Quiere trabajar con un equipo extraordinario de personas con talento que están cambiando el mundo a mejor? Face to Face puede ser el lugar adecuado para ti. A continuación encontrará una lista de los puestos disponibles actualmente:

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

DIRECTOR DE OFICINA/PREPARADOR

DECLARACIÓN GENERAL DE FUNCIONES: Buscamos un fuerte gestor de oficina/navegador de PRA que esté orientado al detalle y altamente motivado para unirse a nuestro equipo. Bajo la supervisión directa del Director Ejecutivo, el Gestor de la Oficina/Navegador proporcionará apoyo en la oficina, en contacto con nuestra empresa de contabilidad externa, servicios de nóminas y recursos humanos, servicios de PrEP y proporcionará apoyo administrativo y de gestión de la oficina en general para el Director Ejecutivo. El puesto es a tiempo completo (32 horas semanales). Aunque es posible trabajar ocasionalmente a distancia, esperamos que la mayor parte del tiempo sea en la oficina.

DEPENDE DE: Director Ejecutivo

ACERCA DE NUESTRA ORGANIZACIÓN: Face to Face es una organización comunitaria situada en Santa Rosa, fundada en 1983 como respuesta comunitaria a la crisis del SIDA. La agencia se ha adaptado a los numerosos cambios que han traído la enfermedad y las comunidades afectadas por ella, desarrollando programas innovadores y eficaces para servir mejor a nuestros clientes y al público en general, a menudo reproducidos en otros lugares. Nuestra misión es acabar con el VIH en el condado de Sonoma, al tiempo que apoyamos la salud y el bienestar de las personas que viven con el VIH/SIDA. Avanzamos en nuestra misión con programas y servicios en tres áreas: Prevención, pruebas y servicios de atención. El éxito continuado de Face to Face depende de la confianza de su comunidad y sus clientes, y de la dedicación a preservar esa confianza.

RESPONSABILIDADES GENERALES:

Operaciones financieras

• Sirve de enlace principal con nuestro servicio de contabilidad, proporcionándoles información y apoyando sus procesos de manera oportuna, lo que incluye responder a sus consultas o problemas y garantizar que los directores se mantengan al día.
• Procesar las nóminas a través de nuestro servicio de nóminas de terceros, incluidas las revisiones y auditorías de las hojas de tiempo; responder a las consultas de los empleados relacionadas con los problemas de las tarjetas de tiempo.
• Trabaja en estrecha colaboración con el equipo de desarrollo para procesar todas las donaciones entrantes, garantizando la correcta codificación de todo el dinero que llega a la organización.
• Asistir al servicio de contabilidad en la preparación de las auditorías externas, incluida la preparación de la documentación de apoyo para la auditoría financiera anual de fin de año y la preparación de los impuestos. Ayudar en las auditorías de las fuentes de financiación, en las auditorías de las indemnizaciones a los trabajadores y en las auditorías del IRS.

Apoyo a los recursos humanos

• Sirve de enlace principal con nuestra empresa externa de recursos humanos y nóminas. Seguimiento de los documentos de cumplimiento legal/de RRHH (contratos, seguros, licencias, formación obligatoria, incorporación, gestión de beneficios).
• Tramita la documentación de las nuevas contrataciones y la orientación, así como los ceses.
• Ayuda a los empleados con las preguntas cotidianas y dirige las consultas de los empleados a los recursos adecuados.

Navegador y apoyo administrativo

• Identificar a los clientes que pueden estar listos para la PrEP, incluidos los que han perdido la atención, los que han sido diagnosticados recientemente con una ITS, los que han sido seroconvertidos recientemente, los que pueden haber tenido una exposición reciente al VIH (PEP) o los que necesitan un nuevo proveedor, y ayudarles a mantener y cumplir su protocolo de PrEP o el acceso a la misma. Realiza un seguimiento de los clientes de la PEP para que pasen a la PrEP si así lo deciden. Identifica las barreras que impiden a los clientes participar en su atención sanitaria y encontrar soluciones que funcionen.
• Apoyo a los servicios de PrEP: Prepara al cliente a fondo proporcionando apoyo educativo a los clientes para mejorar su conocimiento y comprensión de los protocolos de medicación, los efectos secundarios y la adherencia para ayudarles a lograr un mejor resultado médico. Defiende al paciente para supervisar el proceso de admisión hasta la finalización con la entrega de la medicación en mano, incluso a través de nuestro programa de telesalud. Sirve de mentor y defensor o enlace en lo que respecta a la interacción con los proveedores de servicios médicos, ayudando a los pacientes a prepararse para las visitas y luego informando de lo sucedido, según la necesidad del paciente. Se asegura de que el cliente esté inscrito en el programa de asistencia adecuado, tanto si está asegurado como si no lo está. Inscribir a las personas cualificadas en el programa PrEP-AP.
• Controla los suministros de oficina y hace los pedidos necesarios.
• Ayudar en las funciones administrativas de la empresa. Gestionar las operaciones básicas de la oficina, incluidas las comunicaciones (correo y teléfono), la gestión de documentos y la resolución de problemas del edificio (mantenimiento, limpieza, etc.).
• Ayudar a organizar y asistir a los eventos y reuniones que se soliciten.
• Gestionar y/o coordinar los proyectos del Director Ejecutivo.
• Proporcionar apoyo a la recepción cuando sea necesario.
• Otras funciones que se le asignen.

HABILIDADES Y EXPERIENCIA REQUERIDAS:

• Licenciatura en un campo relevante, o 3+ años de experiencia relevante, idealmente con un enfoque de gestión empresarial o contabilidad.
• Más de 1 año de experiencia en contabilidad y/o cuentas por pagar, incluida la conciliación.
• Experiencia mínima de 1 año con QuickBooks Online.
• Se requieren excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita con la capacidad de fomentar el trabajo en equipo positivo en inglés; el español es muy deseable.
• Un mínimo de 2 años en un entorno de oficina profesional, con una capacidad demostrada de autoorganización, multitarea y mantenimiento de la confidencialidad. Se valorará la experiencia en la recepción médica o en otros campos relacionados.
• Muy organizado y capaz de adaptarse a los cambios de prioridades y responsabilidades.
• Capacidad para gestionar transacciones operativas y financieras complejas.
• Capacidad para trabajar con auditores externos de diversas fuentes de financiación gubernamental y auditoría anual de nuestros registros financieros.
• Capacidad de trabajar de forma independiente y de priorizar de forma adecuada y eficaz una amplia gama de responsabilidades con plazos determinados.
• Alta integridad y fuerte ética de trabajo.
• Disfruta de un entorno de independencia que requiere una dirección mínima de la alta dirección.
• Se desenvuelve en un ambiente de prioridades en competencia y de interacción ocasional con el cliente.
• Vacunado y reforzado contra COVID-19.

MUY DESEADO:

• Experiencia sin ánimo de lucro muy deseable
• Gran experiencia en atención al cliente.
• Es deseable que tenga experiencia en el sector sanitario.
• Sólidos conocimientos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y de la contabilidad de ejercicio.
• Conocimiento y experiencia demostrados en la elaboración de presupuestos e informes financieros.
• Conocimiento y experiencia con la contabilidad gubernamental y las prácticas de contratación.
• Conocimiento general de las normas de cumplimiento del HUD y de las prácticas de presentación de informes mensuales.
• Buscamos a alguien que quiera quedarse con nosotros durante al menos los próximos cinco años. Lo ideal es que te jubiles junto con el resto de nosotros.

DATOS CONFIDENCIALES: Amplio, debe ser capaz de mantener la información confidencial.

Entorno de trabajo: En la oficina y a distancia. Estamos comprometidos con la seguridad de los empleados y de los clientes y limitamos el número de personas en la oficina al mismo tiempo. Cuando se está en la oficina, se observa el distanciamiento social y se dispone de EPI. Face to Face trabaja para prevenir la propagación del VIH de muchas maneras, incluyendo programas de sexo positivo y de reducción de daños. Las conversaciones e imágenes de sexo franco, según el caso, forman parte de nuestro trabajo y entorno laboral. Los candidatos deben sentirse cómodos en un entorno de este tipo. Servimos a una comunidad diversa, y esperamos que todo el personal se comporte de forma no prejuiciosa con quienes demuestran puntos de vista, estilos de vida, estatus socioeconómico o étnico diferentes a los propios.

COMPENSACIÓN: 25-29 DÓLARES

Envíe su currículum a Sara Brewer, Directora Ejecutiva, a sbrewer@f2f.org.